Beperk je e-mailmomenten
E-mail is een onderdeel van ons dagelijkse leven geworden. Handig, maar de stortvloed van elektronische berichten kan leiden tot stress, depressie en zelfs een burn-out.
Dagelijks zijn we gemiddeld vier uur in de weer met het lezen en verzenden van e-mails. Liefst drie op de vier gebruikers checkt zijn mailbox op een haast dwangmatige manier.
Overschot aan informatie
We klikken zonder erbij na te denken. Het overschot aan informatie dat op ons afkomt – vaak veel te lange, onduidelijk geformuleerde of ronduit overbodige e-mails – kan leiden tot stress.
Om te voorkomen dat al die mail je te veel wordt, kun je deze tips in gedachten houden:
1. Schakel de waarschuwing uit
Veel mensen vinden het moeilijk om de melding van een nieuw e-mailbericht te negeren. Als je de waarschuwing (een geluid, tekst of icoon) uitschakelt, is de kans dat je je mail voortdurend wil checken al een stuk kleiner.
2. Beperk je e-mailmomenten
Kijk alleen op vaste tijden naar nieuwe berichten. Doe dit hoogstens drie keer per dag. Permanente controle is tijdverlies en werkt vergissingen in de hand.
3. Maak je inbox leeg
Dwing jezelf om je inbox (zo goed als) leeg te houden door alle berichten gaandeweg in aparte mappen te stoppen.
4. Reduceer het aantal binnenkomende e-mails
Doe je best om minder e-mails binnen te krijgen. Schrijf je uit op nieuwsbrieven die je toch niet leest. Spring ook zorgvuldig om met je e-mailadres om spam te voorkomen.
5. Breng structuur aan in je eigen e-mails
Kom onmiddellijk 'to the point' in je eigen e-mails. Dat reduceert bij de ontvanger de kans op misverstanden en stress door het niet begrijpen van een e-mail. Beperk je e-mails tot maximaal 150 woorden en je zinnen tot twaalf woorden. Gebruik veel witregels, want na elke witregel stijgt de concentratie van de lezer weer.
